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PROCEDIMIENTO
Ingreso de Bienes Inmuebles al Sistema de la Administración Central Municipal
Versión 4
Código PSI-SAM-PR-003
Proceso Servicios Administrativos Estado
1. OBJETIVO
Registrar los bienes inmuebles de propiedad del Municipio de Manizales, las actualizaciones de los ya existentes y todos aquellos que se vayan identificando como de propiedad del ente territorial, para ser causados en la Contabilidad del Municipio.  
2. ALCANCE
Inicia con el registro del bien inmueble adquirido o identificado como de propiedad del municipio de Manizales en el formato PSI-SAM-FR-011 y su grabación en el Sistema de Información de Bienes Inmuebles de la Oficina Coordinadora de Bienes y finaliza con el ingreso o la actualización total de los bienes inmuebles en el sistema que contiene los activos del Municipio.  
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario Bienes Inmuebles
4. CONDICIONES GENERALES
1. El Sistema de Información de Bienes Inmuebles de la Oficina Coordinadora de Bienes, registra el inventario de los Bienes fiscales o de uso público de propiedad del Municipio de Manizales; permitiendo con ello no solo su causación contable, sino también capturar la información que permite certificar la propiedad del mismo y su destinación

2. Para acceder al Sistema debe obtenerse una clave asignada por la Secretaria de Servicios Administrativos. La clave de consulta la deben tener todos los funcionarios de la Oficina Coordinadora de Bienes y el Profesional Universitario que la lidera debe tener una clave adicional que le permita el registro, modificación o actualización de la información.

3. Para consultas de predios registrados en el Sistema de Bienes Inmuebles se puede acceder ingresando datos identificadores del predio tales como: Ficha Catastral, Matrícula Inmobiliaria y/o Código del Activo.

4. Para ingresar al Sistema de Bienes Inmuebles adquiridos bien sea por compraventa, Permuta, Donación o Dación en Pago se debe ingresar la siguiente información:

A) Folio de Matricula Inmobiliaria asignado por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del Círculo de Manizales al predio.

B) Tipo de documento de adquisición, identificado por su número, fecha de expedición, entidad o autoridad que lo expidió.

C) Información Catastral del Predio según reportes del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi" seccional Caldas.  
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Para Ingresar al sistema la adquisición de nuevos predios se deben realizar los siguientes pasos:

Diligenciar datos de identificación del AS-400 y del documento de adquisición  
- Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 
- registro de bienes inmuebles
Sistema de Información Financiero AS - 400 
Se deben diligenciar en el Sistema los siguientes campos:

- Código del Activo o Consecutivo {CODACTIV}
- Código contable según el plan de cuentas sugerido por el Grupo de Contabilidad {CODCUENTA}
- Matrícula Inmobiliaria {MATINMOV}
- Número de Registro Catastral {PREDIGAC}
- Nombre del activo {DESBIENI}
- Estrato {IDESTRAT}
- Ciudad {IDDIVINM }
- Dirección del Inmueble {DIRECCIO}
- Barrio {IDCOMBAR}
- Observaciones {IDOBSER1 } 
Incluir características del Bien Inmueble   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Se deben incluir las Características del Bien Inmueble solicitadas por el Sistema:

- Clase de Inmueble {IDCLSINM }
- Tipo de Inmueble {IDTIPINM }
- Ubicación General {IDUBCINM }
- Destinación o Uso {IDDSTINM }
- Observaciones {IDOBSER2}
- Tipo de Bien {IDTIPBIN} 
Ingresar la información jurídica del Bien Inmueble en el Sistema   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Se debe diligenciar la siguiente información:

- Oficina que expidió el documento de propiedad {IDOFICIN}
- Número de Oficina que expidió el documento de propiedad {NROFICIN}
- Tipo de documento de propiedad {IDTIPDOC}
- Número del documento de propiedad {NRODOCUM}
- Fecha del documento de propiedad {FECDOCUM}
- Departamento del Círculo de Registro
- Ciudad del Círculo de Registro {IDDIVREG}
- Fecha de Registro del Título de Adquisición {FECREGIS}
- Observaciones {IDOBSER3} 
Especificar la Situación Jurídica   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Ingresar en el sistema la siguiente información:

- Modo del uso de adquisición
- Reporta otros propietarios {PROPORCE}
- Estado jurídico del inmueble {IDESTJUR}
- Etapa del proceso jurídico {IDPROCES}
- Departamento del proceso jurídico
- Ciudad del proceso jurídico {IDDIVJUR}
- Observaciones {IDOBSER3} 
Ingresar la información física del Bien Inmueble   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Diligenciar en el sistema los siguientes campos:

- Valor del área de terreno {ARETERRE}
- Valor de área de construcción {ARECONST}
- Año de construcción {CONSTA@O}
- Topografía {INDSISMO}
- Información de mejoras {CODMOVIM =1}
- Información de afectaciones {CODMOVIM =2}
{VALMOVIM}
- Información de reglamentación urbanística {INDREGUR}
- Información de especificaciones constructivas {INDESPCN}
- Observaciones {IDOBSER4} 
Diligenciar los datos de Servicios Públicos del Bien Inmueble   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Diligenciar en el sistema, la información relacionada con Servicios Públicos:

- Acueducto {SERVPUBL1}
- Alcantarillado {SERVPUBL2}
- Energía eléctrica {SERVPUBL3}
- Gas domiciliario {SERVPUBL4}
- Teléfono {SERVPUBL5}
- Vigilancia y seguridad {SERVPUBL6}
- Póliza {SERVPUBL7}
- Impuesto predial {IDIMPRED}
- Contribución valorización {CNTVLRIZ}
- Observaciones {IDOBSER2} 
Especificar la Situación de Ocupación   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Incluir en el sistema la siguiente información:

- Situación actual de ocupación {IDOCUPAC}
- Fecha de inicio de situación actual de ocupación {FECINICI}
- Fecha de fin de situación actual de ocupación {FECFINAL}
- Canon mensual de arrendamiento {ARRMENSU}
- Observaciones {IDOBSER4}
- Tipo de ocupantes {IDOCUCLA} 
Ingresar los datos del Valor del Bien Inmueble   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Diligenciar la información relacionada con el Valor del Bien Inmueble en el sistema:

- Valor último avalúo comercial del terreno {VALTERRE}
- Valor último avalúo comercial de la construcción {VALCONST}
- Fecha último avalúo comercial {FECCOMER}
- Valor último avalúo catastral {VALCATAS}
- Fecha último avalúo catastral {FECCATAS}
- Observaciones {IDOBSER4} 
Dar clik en guardar para finalizar el registro del bien inmueble   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Significa haber diligenciado la totalidad de la información que va desde registrar los datos de identificación hasta la última página que corresponde al valor del bien inmueble.
De esta manera queda asentada la información jurídica y contable del registro.  
Para Actualizar el registro de Bienes Inmuebles ya existentes:

Ingresar la ficha catastral o la matrícula inmibiliaria ó el consecutivo del activo  
- Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
La ficha catastral o la matrícula inmobiliaria o el consecutivo del activo, nos permite encontrar el bien y esperar que el sistema arroje la información del bien inmueble que contiene y actualizar lo que sea pertinente.  
Actualizar la formación catastral y la conservación catastral   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Se registran en el Sistema, las mutaciones efectuadas por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, acorde con lo señalado por la Resolución 070 de 2011 dictada por el IGAC:

- Área
- Ficha
- Avalúo  
Registrar Contratos de Comodatos   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Se debe llevar el respectivo registro contable de los contratos de comodato de bienes inmuebles de propiedad del municipio. Al registro del inmueble existente se le modifica el Código de la Cuenta Contable, quedando como un bien en poder de terceros  
Dar clik en guardar o actualizar para finalizar la actualización del bien inmueble   - Técnico Operativo
- Auxiliares Administrativos 

Sistema de Información Financiero AS - 400 
Significa haber modificado la información del registro en las páginas que corresponda dando clic en actualizar. De esta forma queda modificada la información jurídica y contable del registro, reflejándose en las cuentas contables.  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Johanna Arbelaez Loaiza
Cargo: Ninguno
Fecha: 18/Sep/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 18/Sep/2023

 
Nombre: Leandra Meza Uribe
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 18/Sep/2023